CONSEQUENCES OF ABSENT ADMINISTRATIVE PROCEDURES ON WORK ORGANIZATION IN PRIVATE SCHOOLS: A DIAGNOSTIC STUDY FROM NIGER
Résumé (anglais)
The organization of work is a fundamental determinant of institutional efficiency, yet the relationship between administrative procedures and work organization is often overlooked in educational research. This article identifies the consequences of absent administrative procedures on work organization at the CSP Bakaye private school in Niamey, Niger, drawing on a comprehensive diagnostic study that included surveys of staff (N=110), analysis of administrative documents, and observation of work processes over a three-month period. Drawing on organizational behavior theory (Robbins & Judge, 2019; Katz & Kahn, 1978), work design theory (Hackman & Oldham, 1976; Parker, 2014), role theory (Kahn, Wolfe, Quinn, Snoek, & Rosenthal, 1964; Biddle, 1986), coordination theory (Malone & Crowston, 1994; Mintzberg, 1979), communication theory (Shannon & Weaver, 1949; Weick, 1995), and organizational control theory (Ouchi, 1979; Eisenhardt, 1985), the research examines how the lack of formalized procedures affects six key dimensions of work organization. The analysis reveals that the absence of formalized procedures creates significant disruptions across all six dimensions. Task distribution is highly uneven, with 47 percent of staff reporting work overload and 38 percent reporting underload. Role clarity is severely lacking, with 65 percent of staff indicating that their roles and responsibilities are poorly defined. Activity coordination is ineffective, with 58 percent of staff describing the distribution of responsibilities as confusing. Internal communication is fragmented, with 57 percent of essential information reported as incomplete or delayed. Planning is inadequate, with no systematic process for setting goals, allocating resources, or scheduling activities. Monitoring-evaluation mechanisms are absent or ineffective, with no systematic procedures for tracking task completion, assessing performance, or providing feedback. The article discusses the cascading consequences of these disruptions for organizational efficiency, staff well-being, and student learning, and concludes that the implementation of a standardized procedures manual is a strategic intervention for improving work organization.
Mots-clés: Administrative procedures, work organization, task distribution, role clarity, private schools, Niger, organizational behavior, coordination theory.
Résumé (français)
L'organisation du travail est un déterminant fondamental de l'efficacité institutionnelle, mais la relation entre les procédures administratives et l'organisation du travail est souvent négligée dans la recherche en éducation. Cet article identifie les conséquences de l'absence de procédures administratives formalisées sur l'organisation du travail au complexe scolaire privé CSP Bakaye de Niamey, au Niger, en s'appuyant sur une étude diagnostique complète comprenant des enquêtes auprès du personnel (N=110), l'analyse de documents administratifs et l'observation des processus de travail sur une période de trois mois. S'appuyant sur la théorie du comportement organisationnel (Robbins & Judge, 2019; Katz & Kahn, 1978), la théorie de la conception du travail (Hackman & Oldham, 1976; Parker, 2014), la théorie des rôles (Kahn et al., 1964; Biddle, 1986), la théorie de la coordination (Malone & Crowston, 1994; Mintzberg, 1979), la théorie de la communication (Shannon & Weaver, 1949; Weick, 1995) et la théorie du contrôle organisationnel (Ouchi, 1979; Eisenhardt, 1985), la recherche examine comment l'absence de procédures formalisées affecte six dimensions clés de l'organisation du travail. L'analyse révèle que l'absence de procédures formalisées crée des perturbations significatives dans les six dimensions. La répartition des tâches est très inégale, avec 47 pour cent du personnel signalant une surcharge de travail et 38 pour cent signalant une sous-charge. La clarté des rôles fait gravement défaut, avec 65 pour cent du personnel indiquant que leurs rôles et responsabilités sont mal définis. La coordination des activités est inefficace, avec 58 pour cent du personnel décrivant la répartition des responsabilités comme confuse. La communication interne est fragmentée, avec 57 pour cent des informations essentielles signalées comme incomplètes ou retardées. La planification est inadéquate, sans processus systématique pour fixer des objectifs, allouer des ressources ou planifier des activités. Les mécanismes de suivi-évaluation sont absents ou inefficaces, sans procédures systématiques pour suivre l'achèvement des tâches, évaluer la performance ou fournir une rétroaction. L'article discute des conséquences en cascade de ces perturbations pour l'efficacité organisationnelle, le bien-être du personnel et l'apprentissage des élèves, et conclut que la mise en œuvre d'un manuel de procédures standardisé est une intervention stratégique pour améliorer l'organisation du travail.
Mots-clés: Procédures administratives, organisation du travail, répartition des tâches, clarté des rôles, écoles privées, Niger, comportement organisationnel, théorie de la coordination.